Business Etiquette per la richiesta di un meeting

Gli incontri di lavoro sono un fatto inevitabile della vita aziendale. La Scuola di comunicazione Annenberg dell'UCLA e il Centro di ricerca sulla formazione e lo sviluppo dell'Università del Minnesota hanno scoperto che i dirigenti aziendali trascorrono fino a metà delle loro ore di lavoro durante le riunioni. È necessario utilizzare l'etichetta aziendale appropriata quando si richiede una riunione per aiutare questi dirigenti e altri colleghi a fare il miglior uso del loro tempo limitato.

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Preparazione

Prepararsi all'incontro prima di inviare una richiesta ai potenziali partecipanti. Crea un ordine del giorno dettagliato che enumeri l'obiettivo e gli elementi che saranno trattati, compresi eventuali elementi di azione. Elencare qualsiasi altra cosa che verrà richiesta ai partecipanti. Questo ti aiuterà a restringere la tua lista di richieste agli invitati appropriati piuttosto che invitare troppe persone.

Intervallo di tempo

Stabilisci un intervallo di tempo stabile per la riunione e dai il tuo impegno che inizierà e terminerà quando farai la tua richiesta. Ciò incoraggerà gli invitati con orari impegnativi ad accettare di venire. Saranno in grado di programmare un altro evento subito dopo l'incontro e di essere sicuri di poterlo raggiungere. Fare in modo che le riunioni inizino tardi e si svolgano nel tempo è una cattiva etichetta e mostra mancanza di rispetto per le persone a cui hai chiesto di partecipare.

Richieste

Invia le richieste di riunione ai potenziali partecipanti. Utilizza il formato preferito dalla tua azienda. Ad esempio, se si dispone di un software di calendario o di programmazione standard, utilizzarlo per inviare gli inviti. Chiedere ai destinatari di rispondere indipendentemente dalla possibilità di partecipare e di includere una data di "risposta per favore". Questo ti farà sapere che il tuo invito è stato ricevuto e letto.

Follow-Up

Rispondere a una telefonata se uno degli invitati non risponde entro la data specificata. Mantieni la chiamata semplice. Chiedi se la persona ha ricevuto la tua richiesta di riunione e spiega che non hai ricevuto risposta. Conferma se parteciperà o meno. Normalmente qualcuno che non risponde non ha intenzione di andare alla riunione, ma questo dovrebbe essere chiarito nel caso in cui ha semplicemente dimenticato di rispondere.

Avviso

Avvisare i partecipanti confermati il ​​prima possibile se è necessario annullare la riunione per qualsiasi motivo o modificare il giorno, l'ora o il luogo. Emergono le emergenze e le priorità e gli accordi cambiano, ma è una cattiva etichetta chiamare un incontro all'ultimo minuto o fare una modifica che colpisce i partecipanti. Altre persone saranno più propense a rifiutare le future richieste di riunione se non rispettano il loro tempo comunicando tempestivamente le modifiche o le cancellazioni.